O poteku seje komisije se vodi zapisnik, ki mora vsebovati predvsem naslednje podatke:
• čas in kraj zasedanja komisije;
• udeležba na seji;
• število prostih mest v vrtcu v posamezni enoti in starostnih obdobjih ter letnikih rojstva otrok, upoštevaje tudi t.i. fleksibilni normativ;
• število prijavljenih, sprejetih in odklonjenih otrok;
• imenski seznam otrok s skupnim številom točk ter po posameznem kriteriju v posamezni enoti, starostnem obdobju in letnikih rojstva, po vrstnem redu zbranega števila točk od najvišjega števila do najnižjega kot sestavni del arhivskega izvoda zapisnika ter oznako, kateri otroci so sprejeti in kateri ne.
Zapisnik je potrebno hraniti v dokumentaciji vrtca, skladno z veljavnimi predpisi. Vodenje zapisnika zagotavlja vrtec, ki posreduje en izvod zapisnika organu Občine Kočevje, pristojnemu za predšolsko vzgojo.