39. člen
(pretvorba dokumentarnega in arhivskega gradiva na mikrofilm)
Za dolgoročno hrambo postopek pretvorbe na mikrofilm vključuje najmanj:
1.
izbiro in pregled gradiva, ki bo pretvorjeno na mikrofilm,
2.
evidentiranje vseh enot dokumentarnega in arhivskega gradiva ne glede na izvirno obliko ali nosilec zapisa, nastanek in druge tehnološke značilnosti;
3.
pripravo gradiva, ki zajema:
a)
odstranjevanje ovojev, razvezovanje (če je to potrebno),
b)
zlaganje po vrstnem redu, oštevilčenje strani oziroma preverjanje številčenja,
c)
čiščenje, odstranjevanje sponk, lepilnih trakov,
d)
restavratorske posege (če so potrebni),
e)
razvrščanje (vsebinsko, kronološko, po serijah),
f)
pripravo tehničnih navodil za mikrofilmanje,
g)
transkripcijo nečitljivega besedila (če je mogoča),
h)
pripravo izhodiščnih zapisov,
i)
pripravo podrobnega opisa vsebine,
j)
pripravo metapodatkov in podatkovnega ovitka;
4.
določitev:
a)
vrste filma (na primer srebrno halogenidni, vesikularni, diazo),
b)
formata (na primer 16 mm, 35 mm),
c)
opreme za snemanje (na primer koračne ali tradicionalne kamere, pretočne ali produkcijske kamere, posebne kamere, izhodna računalniška tehnologija ali COM),
d)
tehničnih podatkov (na primer stopnja zmanjšanja slike, ločljivost in ponovna povečava, gostota);
5.
obdelavo posnetkov;
6.
samodejno ali ročno kontrolo pravilne pretvorbe na mikrofilm za odpravo napak ali odstopanj (na primer preverjanje gostote in ločljivosti, ostrine in razločnosti posnetka, pravilnosti posnetih dokumentov in spremljajočih podatkov, pravilnega zaporedja dokumentov);
7.
pregled metapodatkov (tehničnih in vsebinskih);
8.
zagotavljanje ustrezne hrambe za mikrofilme, kar vključuje najmanj:
a)
fizično hrambo (na primer pravilno vpetost v kolut, ustrezno tehnično zaščito),
b)
mikroklimatske razmere (temperaturo, relativno vlago),
c)
čiščenje opreme,
d)
mesto hranjenja;
9.
hrambo zadostnega obsega dokumentacije, ki dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki pretvorbe na mikrofilm zagotavljajo ohranjanje celovitosti in avtentičnosti vsebine pretvorjenega dokumentarnega in arhivskega gradiva.