10. člen
(spremljanje izvajanja notranjih pravil)
(1)
Z notranjimi pravili se opredeli obveznost določitve odgovornih oseb in presojevalcev izvajanja notranjih pravil, kakor so opredeljeni v 10. členu uredbe.
(2)
Vodstvo osebe zagotovi, da so vsakokratni notranji presojevalci izvajanja notranjih pravil zadostno usposobljeni na področjih upravljanja z dokumentarnim gradivom, arhivistike, informacijske infrastrukture in varnosti, in na področjih, ki jih presojajo, vendar pa pri tem ne smejo presojati tistih aktivnosti, v katerih so sami neposredno udeleženi. Poznati morajo namen in vsebino presojanih notranjih pravil, pa tudi postopke notranje presoje. V presojo lahko oseba vključi tudi zunanje izvajalce notranje presoje, ki morajo biti usposobljeni enako, kot to velja za notranje presojevalce.
(3)
Po vsaki presoji vodja presoje izdela poročilo o presoji izvajanja notranjih pravil, ki vsebuje najmanj:
1.
čas in kraj presoje,
2.
imena in priimke presojevalcev,
3.
namen presoje (načrtovana, ponovna ali izredna presoja),
4.
kateri deli notranjih pravil so bili presojani (naslov dokumenta ali priloge, različica, datum potrditve),
5.
ugotovitve in dokazila o morebitnih odmikih pri izvajanju notranjih pravil,
6.
priporočila in predloge ukrepov za odpravo morebitnih odmikov pri izvajanju notranjih pravil vključno z njihovo vrsto (preprečevalni, popravljalni) in roki izvedbe ter
7.
odgovorne osebe za izvedbo.
(4)
Poročilo iz prejšnjega odstavka lahko vključuje predloge za dopolnitve določb presojanih notranjih pravil.
(5)
Kadar notranja pravila urejajo zajem in e-hrambo javnega ali zasebnega arhivskega gradiva, določenega z zakonom ali odločbo državnega arhiva,mora oseba pristojnemu arhivu poslati poročilo o presoji izvajanja notranjih pravil.